Il existe des cas où le déménagement d’une entreprise devient nécessaire, que ce soit en raison de la fin du contrat de location ou d’un changement d’activité de l’entreprise. Dans tous les cas, les procédures de déménagement sont les mêmes et doivent être bien organisées afin de permettre à l’entreprise de reprendre ses activités normalement. Quelles sont donc les étapes à suivre pour réussir le déménagement d’une entreprise ? Et quelles sont les démarches administratives à effectuer ?
Lee étapes à suivre pour réussir le déménagement d’une entreprise
Le déménagement n’a jamais été une opération agréable pour les particuliers, et pour les entreprises, cela peut nécessiter de nombreuses démarches administratives en plus du changement de siège social. C’est pourquoi il est crucial de l’organiser de manière méthodique en suivant un plan bien précis.
Une fois que la décision est prise par les responsables de l’entreprise, il faut faire des efforts pour trouver le nouveau local qui convient à l’activité de l’entreprise, ainsi qu’à ses employés et son matériel. Vous devrez pour cela visiter de nombreux endroits plusieurs fois et inspecter les lieux. Pour un déménagement bien organisé, il faut garder un budget spécial et se préparer aux imprévus. Le mieux serait de passer par une agence spécialisée dans le déménagement afin de vous décharger complètement de ce souci.
Une fois que tout est réglé, vous devez fixer une date pour le déménagement de votre entreprise dans le but d’avoir un planning qui convient à toutes les parties concernées. Pour faciliter la tâche, vous pouvez organiser une semaine de télétravail pour l’ensemble des collaborateurs.
N’oubliez pas de prévenir votre bailleur de votre départ bien avant de le faire, conformément à votre contrat. Généralement, un bail commercial impose un préavis de 6 mois que vous devez respecter.
Les démarches administratives à faire pour le déménagement d’une entreprise
Le déménagement d’une entreprise peut avoir lieu pour de nombreuses raisons. Il est important de noter que, tout comme pour sa création, le changement de siège social nécessite certaines formalités à suivre afin que tout soit réglé avec l’administration et les autorités. Il s’agit d’une démarche officielle qui entraîne le changement de plusieurs documents et informations, notamment l’extrait K-bis de l’entreprise.
Une fois que le déménagement a été effectué de manière bien organisée en suivant les conseils précédents, l’entreprise doit déclarer ses nouveaux locaux en déposant un dossier auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) qui comprend les documents suivants :
- Une déclaration de modification complétée et signée ;
- Un exemplaire des statuts de la société mis à jour ;
- Une copie de l’annonce légale de transfert de siège social ;
- Un document qui justifie l’occupation du nouveau siège social ;
- Le procès-verbal décidant le transfert du siège social.
Il est à noter que ces démarches concernent uniquement le cas de déménagement d’une entreprise de type société, et elles sont effectuées par les associés après la prise de décision de transfert du siège social. Dans le cas d’une micro entreprise, il faut juste remplir le formulaire P2 (formulaire n° 11678) et fournir d’autres documents justificatifs.
Que faire après le déménagement d’une entreprise ?
Après le déménagement de l’entreprise et la réalisation des démarches administratives, il est important d’effectuer des changements au niveau des documents de l’entreprise et de mettre à jour tous les supports de communication, pas seulement les mentions légales du site internet, mais aussi les documents commerciaux tels que les cartes de visite, les flyers et les brochures.
Afin que l’entreprise puisse reprendre son activité de manière normale et fluide, il est nécessaire de communiquer la nouvelle adresse à tous les partenaires et de les prévenir afin de maintenir les mêmes relations qu’auparavant. Il en va de même pour le banquier, les fournisseurs et tous les clients. Il est également important de prévenir l’administration fiscale pour qu’elle puisse calculer la nouvelle imposition.
L’entreprise doit par ailleurs rediriger son courrier auprès de la poste. Cette procédure peut durer jusqu’à 24 mois.
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